ACP Surveyors operava con l'eccellenza tecnica tipica dei leader nel settore Yachting, ma con una gestione commerciale che poggiava su fondamenta fragili. Le informazioni cruciali su trattative dall'alto valore commerciale erano disperse in scambi di email su Outlook, file Excel personali e, soprattutto, nella memoria dei singoli professionisti.
Mancava un Single Source of Truth: non esisteva uno storico centralizzato e consolidato. Questo frammentazione rendeva impossibile avere una visione chiara della pipeline e legava il successo delle operazioni alla presenza fisica delle figure chiave, generando colli di bottiglia e rischi di perdita di informazioni strategiche durante i passaggi di consegne.
L'azienda aveva una chiara necessità di digitalizzazione dei processi ma con un metodo che ne garantisse l’efficienza, senza stravolgere i flussi consolidati.
L'obiettivo principale era modernizzare e digitalizzare la gestione dei clienti e delle trattative commerciali, eliminando la dipendenza da strumenti manuali come email ed Excel. Per raggiungere questo risultato, Webeing ha affrontato diverse sfide:
- adattamento a un’agenda complessa: il team di ACP aveva tempi ristretti, rendendo necessario un approccio flessibile all’implementazione;
- personalizzazione del CRM: il sistema doveva essere adattato alla natura specifica del business, con funzionalità su misura;
- automazione avanzata: sviluppare processi di automazione con strumenti di AI (HubSpot Breeze) per supportare il team commerciale nel lungo termine;
- integrazione con Float: prevedere la futura connessione con il software di gestione operativa già in uso da ACP.
La sfida più ardua affrontata da Webeing è stata senza dubbio la mappatura strategica iniziale dei processi. ACP non aveva processi codificati: tutto era gestito per prassi consolidata, ma non scritta. L'obiettivo era digitalizzare questi flussi senza ingessare l'operatività di un team abituato alla flessibilità.
Bisognava creare un sistema che:
- riflettesse la complessità di tre business unit distinte (Perizie, Nuove Costruzioni, Management Tecnico) in un unico flusso coerente;
- garantisse il passaggio fluido dal team commerciale a quello operativo (guidato dal responsabile di produzione, senza creare frizioni);
- importasse e bonificasse anni di storico frammentato da vecchie rubriche Outlook.
Webeing ha risposto alla sfida non con una semplice installazione software, ma con un piano di Process Engineering graduale e personalizzato. L'intervento è iniziato con la fase più delicata, la mappatura profonda dei flussi di lavoro "non scritti" di ACP, traducendo le prassi operative in un workflow digitale scalabile su HubSpot Enterprise. Questo approccio ha permesso di eliminare le inefficienze storiche e costruire un’infrastruttura dati che riflettesse l'esatta complessità del business nautico, garantendo al contempo un’adozione fluida da parte del team grazie a sessioni di formazione mirate. Le azioni chiave implementate sono state:
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Architettura Multi-Label e Custom Objects: abbiamo superato la rigidità dei CRM standard creando "Oggetti Personalizzati" per gestire entità specifiche come Ispezioni, Nuove Costruzioni e Supervisioni. Questi confluiscono in un'unica pipeline commerciale unificata, dove un sistema di etichettatura intelligente permette di gestire trattative eterogenee mantenendo una visione d'insieme coerente.
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Data Cleaning & Migration (Outlook to HubSpot): abbiamo bonificato il patrimonio informativo dell'azienda, recuperando e normalizzando anni di storico contatti frammentato su Outlook, per restituire ad ACP una singola sorgente di informazioni affidabile e centralizzata.
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Automazione "Sales-to-Operations": per ridurre il carico manuale e i rischi di errore, abbiamo impostato trigger automatici: alla chiusura di un contratto, il sistema attiva notifiche e task specifici per il reparto tecnico, eliminando i colli di bottiglia nel passaggio di consegne tra vendita e operatività.
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Business Intelligence & Controllo: setup di dashboard preliminari per offrire al management una visione immediata delle performance e dello stato delle relazioni, gettando le basi per la futura pipeline operativa integrata con i software di gestione risorse (Float).
L 'integrazione funzionale fra il reparto vendite e reparto operativo ha assicurato flussi fluidi e professionali per la gestione di yacht a motore e a vela su scala globale.
Sebbene il progetto sia stato lanciato recente, il cambio di paradigma e la soddisfazione del cliente è stata evidente:
- proprietà del processo: il cliente ha ora il pieno controllo e la visibilità della sua pipeline. Il "saper fare" non è più solo nella testa delle persone, ma è un asset aziendale tangibile;
- centralizzazione dello storico: eliminazione totale dei silos informativi. Ogni interazione passata e presente è tracciata e accessibile in un unico hub;
- monitoraggio real-time: grazie alle Dashboard di Vendita attive, il management può monitorare l'andamento delle tre Business Unit in tempo reale, senza attendere report manuali a fine mese.
L’adozione di HubSpot Enterprise CRM segna un’evoluzione strategica per ACP, consentendo all’azienda di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare l’organizzazione interna e rafforzare la gestione delle relazioni con i clienti.
Grazie all’expertise di Webeing, la soluzione implementata sarà altamente personalizzata per adattarsi alle specifiche esigenze operative di ACP, garantendo un sistema scalabile e sostenibile.
