Dall'ecommerce al CRM: come abbiamo supportato la trasformazione digitale del brand, le strategie di marketing e vendita, con focus su posizionamento, lead generation e comunicazione multicanale.

L’esigenza espressa dal proprietario e CEO di Givi Italia era di rendere riconoscibile l’azienda, sia in territorio nazionale che estero, come punto di riferimento per rivenditori e grossisti nel settore del party e del monouso, offrendo prodotti di tendenza.  A questa necessità si aggiungevano altre sfide cruciali: aumentare il valore percepito dal pubblico sia B2B che B2Ce mantenerlo stabile nel tempo, attraverso azioni mirate di Brand Awareness e Reputation Management. Contestualmente, l’obiettivo da portare avanti era quello di sostenere e rafforzare la rete commerciale, utilizzando tecniche di Inbound Marketing e Sales per incrementare le vendite. 

Prima del passaggio a HubSpot, li team intdi GIVI Italia (Sales e Marketing ) si affidava a un sistema CRM limitato, scollegato dagli altri strumenti aziendali e incapace di offrire una visione completa dei processi commerciali.
Lo strumento Active Campaign risultava essere una piattaforma potente, ma non più allineata agli obiettivi di crescita
I dati erano frammentati, i flussi poco tracciabili e le automazioni spesso ridondanti o non più funzionali. La piattaforma utilizzata, seppur utile in fase iniziale, non permetteva di integrare in modo fluido marketing e vendite, rallentando le attività del team e impedendo una gestione scalabile del funnel. L’esigenza di evolvere verso uno strumento più strutturato e flessibile è diventata quindi prioritaria per supportare la crescita aziendale.

Principali criticità da affrontare lato CRM

1. Migliorare una pipeline commerciale e unificarla
   I lead venivano gestiti in modo non strutturato, con scarsa coerenza tra marketing e vendite.

2. Workflow complessi e ridondanti
   Le automazioni su ActiveCampaign erano spesso scollegate, non documentate e difficili da ottimizzare.

3. CRM separato da altri strumenti aziendali
   Nessuna vera integrazione con sito, gestionale ed e-commerce, che rendeva difficile la gestione centralizzata del dato.

4. Scarsa tracciabilità e reportistica inefficace
   L’analisi delle performance richiedeva lavoro manuale e non restituiva una visione strategica dei risultati.

5. Ottimizzazione dei processi e supporto ad un'evoluzione strategica
   Il sistema non supportava logiche avanzate di Inbound Marketing né una crescita graduale dell’ecosistema digitale.

6. Bassa autonomia dei team
   L’utilizzo del vecchio sistema era poco chiaro per gli utenti interni, che non riuscivano a gestire e modificare in autonomia i flussi.

In questa prospettiva, abbiamo guidato GIVI Italia attraverso un onboarding strutturato su HubSpot, con l’obiettivo di migliorare la gestione dei lead, ottimizzare i flussi commerciali e rendere più efficienti le comunicazioni di marketing.

L'azienda doveva attrarre un pubblico capace non solo di apprezzare i prodotti, ma soprattutto di riconoscere e condividere i valori aziendali, in particolare l'impegno eco-sostenibile.
L’obiettivo inizialmente dichiarato dei primi 3 anni era quello di diventare leader nel settore del party eco-sostenibile, aumentando del 90% la produzione di coordinati tavola completamente green, tutti certificati con B.Eco, FSC e Aticelca. Ad oggi è stato raggiunto grazie anche al nostro supporto. Attualmente Givi Italia sta procedendo in questa direzione: essere globalmente riconosciuta come l’azienda specializzata nell’arredo tavola e nel party eco-sostenibile.

Accanto a questa visione di crescita, Givi Italia ha dovuto affrontare un’importante sfida operativa: superare la frammentazione dei dati e degli strumenti utilizzati, che rendevano complesso il coordinamento delle attività tra il marketing e le vendite. Senza una piattaforma CRM strutturata, il processo commerciale risultava inefficiente e privo di insight utili. La richiesta iniziale del cliente è stata chiara: organizzare e semplificare i flussi di lavoro, fornendo ai team uno strumento unificato, efficace e facilmente gestibile in autonomia.

Il CRM utilizzato da GIVI Italia, seppur inizialmente efficace per la gestione dell’email marketing, si è rivelato inadeguato per sostenere un’azienda in fase di espansione. L’assenza di una visione integrata tra reparti, la frammentazione dei dati e la rigidità delle automazioni hanno generato inefficienze operative e ostacolato una gestione fluida del funnel commerciale. L’impossibilità di monitorare in modo chiaro i processi, unita a una bassa interoperabilità con altri strumenti aziendali, ha reso evidente la necessità di un cambiamento.
Il passaggio a HubSpot non ha rappresentato solo una sostituzione tecnica, ma una riprogettazione strategica dei processi aziendali: l’occasione per ripensare le logiche di relazione con prospect e clienti in chiave moderna e inbound.

Ottimizzazione del CRM: le sfide principali affrontate

• Mappare l'ecosistema disordinato di ActiveCampaign: Il sistema precedente era caotico, poco documentato e disorganizzato, con processi difficili da seguire e automatizzazioni obsolete.

• Unificare i processi disconnessi tra marketing, vendite e customer care: L’assenza di una visione integrata tra reparti ha ostacolato la coerenza dei flussi di lavoro e impedito una gestione efficiente del funnel.

• Superare la rigidità della piattaforma precedente: ActiveCampaign, pur potente nel campo dell’email marketing, era troppo rigido per supportare la crescita di GIVI Italia, limitando l’espansione e la flessibilità operativa.

• Riprogettare i flussi di lavoro per renderli scalabili: La gestione dei lead, dei contatti e delle attività commerciali necessitava di un ripensamento completo in ottica di scalabilità, automatizzazione e tracciabilità.

• Migliorare la visibilità e la tracciabilità dei processi: La mancanza di un sistema che monitorasse in tempo reale le performance ha reso difficile analizzare i risultati e ottimizzare le strategie.

• Rendere i team autonomi nell’utilizzo della nuova piattaforma: Una delle sfide principali è stata formare il team GIVI Italia per garantirne l'autosufficienza nella gestione di HubSpot e nel continuo miglioramento dei processi.

Per rispondere alle necessità di Givi Italia, abbiamo avviato un percorso di allineamento strategico tra marketing e vendite. Attraverso brainstorming e workshop personalizzati con i diversi reparti aziendali, abbiamo lavorato per unire la cultura e la visione aziendale con il raggiungimento di obiettivi condivisi e misurabili. Il nostro approccio ha incluso anche l'utilizzo di Q&A online inviati al target B2B, che già era cliente di Givi Italia, per affinare ulteriormente la definizione delle Buyer Personas e progettare un Customer Journey che rispecchiasse le reali esigenze del pubblico.

Una volta sviluppato il sito web aziendale, che presentava al pubblico le nuove collezioni e le tendenze a cui l'azienda si è ispirata, abbiamo definito e implementato strategie di Inbound e Content Marketing. Queste strategie hanno incluso la creazione di un piano editoriale focalizzato su campagne tematiche per i social, per migliorare l'engagement e la visibilità online. In aggiunta, abbiamo gestito campagne pubblicitarie su Facebook, Instagram e Google Ads, sia per il mercato italiano che per i mercati esteri (Germania e UK), incrementando così la presenza online dell’azienda e facilitando il raggiungimento di nuovi prospect.

Uno strumento importante è l'Area Riservata, che mette a disposizione servizi e contenuti a supporto dei clienti Givi Italia. Un veloce elenco delle opportunità che l'area riservata offre include: fare ordini e riassortimenti, valutare i cataloghi, avere a disposizione contenuti social pronti per l’utilizzo, trovare rassegne stampa, “inspiration board” e materiali stampabili, racconti e spiegazioni delle tendenze che descrivono come nascono le collezioni Givi Italia. Infine, l'attenzione e la sensibilità green dell’azienda, che condivide con i clienti i progetti e le risorse impiegate nell’impegno a favore dell’ambiente.

A queste attività, abbiamo affiancato iniziative di influencer marketing per portare online l’autenticità della vita reale degli “influencer” – persone con un seguito più o meno nutrito, alcune conosciute anche al grande pubblico – che riescono a inserirsi con i loro post e stories in quella fessura di spazio-tempo in cui tutti noi siamo soggetti ad influenza.

Per affrontare le difficoltà di GIVI Italia, il nostro intervento è stato strutturato in modo metodico e orientato a risultati tangibili. Inizialmente, abbiamo dedicato il nostro tempo all'analisi approfondita dei processi e delle inefficienze esistenti. Non ci siamo limitati a una semplice sostituzione della piattaforma, ma abbiamo agito come partner strategici, con l’obiettivo di ripensare e ottimizzare l'intero ecosistema CRM. Ogni passo è stato guidato da una chiara comprensione delle necessità aziendali, mirando a garantire una scalabilità e una gestione efficiente dei flussi commerciali e marketing.

Analisi preliminare e definizione delle criticità esistenti

Il primo passo per affrontare le difficoltà di GIVI Italia è stato analizzare a fondo la situazione esistente, partendo dalla mappatura dei flussi su ActiveCampaign. L’obiettivo era ottenere una visione chiara dei processi già in atto e identificare le inefficienze. Per farlo, abbiamo utilizzato Miro, creando una mappa visiva condivisa che ci ha permesso di individuare gli aspetti da migliorare. In particolare, ci siamo concentrati su:

• Le automazioni attive e inattive

• Le segmentazioni, le liste e i tag

• Le connessioni esterne e le integrazioni (tra cui CRM, ecommerce e gestionale)

Grazie a questa mappatura, abbiamo acquisito una comprensione dettagliata del “vecchio sistema” per decidere cosa conservare, cosa modificare e cosa eliminare, creando così una base solida per l’implementazione successiva.

Riprogettazione dei processi e semplificazione

Una volta analizzati i flussi esistenti, il passo successivo è stato quello di re-ingegnerizzare i processi su HubSpot, andando oltre la semplice migrazione. L’approccio scelto non è stato quello di copiare quanto esistente, ma di semplificare e rendere i flussi più scalabili e funzionali. Ecco come abbiamo proceduto:

• Eliminazione delle ridondanze: abbiamo rimosso le automazioni e i flussi duplicati, semplificando le sequenze di lavoro e migliorando l’efficacia.

• Ottimizzazione dei percorsi utente: i flussi sono stati progettati per favorire la facilità d’uso e garantire che ogni step fosse chiaro, misurabile e direttamente collegato ai risultati desiderati.

• Integrazione con HubSpot: abbiamo connesso i vari reparti (marketing, vendite, customer care) sotto un'unica logica CRM-driven, implementando le best practices di Inbound Marketing per ottimizzare la gestione dei lead e delle opportunità commerciali.

Implementazione su HubSpot e creazione dell’ecosistema operativo unificato

La fase successiva è stata quella di implementare la soluzione progettata su HubSpot, creando un ecosistema operativo centralizzato che ha messo ordine nei flussi di lavoro aziendali. Le attività principali in questa fase sono state:

• Setup completo dell’account HubSpot e definizione delle pipeline di vendita.

• Creazione di liste dinamiche e proprietà personalizzate per gestire i contatti in modo efficiente.

• Importazione massiva di contatti, deal e dati storici dal sistema preesistente, garantendo la continuità operativa.

• Ricostruzione dei workflow automatizzati, per velocizzare i processi e migliorare l’interazione tra i vari reparti.

• Integrazione con il sito web, i moduli, l’ecommerce e il gestionale aziendale.

Il risultato è stato un sistema unificato che ha permesso a tutti i reparti di lavorare in sinergia, con ogni interazione tracciata e misurata.

Formazione e supporto continuo

Infine, abbiamo supportato il team di Givi Italia in un percorso di formazione pratica, che ha incluso sessioni live, materiali di supporto e check-list operative per ogni fase. Il nostro obiettivo era rendere il team autonomo nell’utilizzo della piattaforma, consentendo loro di gestire i contatti, le trattative e i task in completa indipendenza.

Questo supporto non si è fermato alla fase iniziale, ma ha continuato nel tempo con un monitoraggio costante, risolvendo eventuali criticità e ottimizzando continuamente il sistema.

Grazie alla trasformazione digitale, Givi Italia ha finalmente ottenuto una identità digitale solida, riuscendo a rivolgersi a un pubblico B2B e B2C ben profilato e qualificato. La capacità di analizzare i dati in tempo reale e di monitorarli costantemente ha avuto un impatto significativo. Attraverso un approccio data-driven, Givi Italia ha potuto strutturare strumenti digitali a supporto dei propri attori di mercato, ampliando il proprio pubblico anche al segmento B2C, portando soluzioni di tendenze per party planners e consumatori finali.

Questa trasformazione non ha riguardato solo l’aspetto tecnologico, ma ha anche avuto un forte impatto metodologico, grazie all’introduzione di HubSpot. Il sistema è stato progettato per essere un asset strategico, altamente scalabile e ben allineato alle necessità operative quotidiane dell’azienda. Questo approccio ha garantito che le attività di marketing e vendita siano perfettamente integrate, accompagnando il percorso di crescita dell’azienda nel tempo.
L’impostazione metodologica, il costante ascolto e una roadmap chiara sono stati determinanti per il successo di questo processo.

I risultati ottenuti dopo l’implementazione di HubSpot e delle nuove pratiche operative sono evidenti:

• Dashboard attive per il monitoraggio continuo di lead e conversioni, con analisi in tempo reale.

• Import massivo di contatti e dati dal gestionale completato con successo, garantendo una base dati unificata.

• Automazioni e sequenze operative pienamente funzionanti, ottimizzando il flusso di lavoro quotidiano.

• Autonomia del team nella gestione di contatti, deal e task, grazie alla formazione e all’utilizzo autonomo della piattaforma.

• Segmentazione avanzata per agente e area commerciale, migliorando la gestione personalizzata.

• Riduzione significativa del tasso di email non recapitate o bloccate, migliorando l’efficacia della comunicazione.

• Supporto diretto e personalizzato durante tutte le fasi del progetto, con consulenza continua per ottimizzare l'uso del CRM.

Il CRM, implementato in modo strategico, si è rivelato un motore di efficienza, relazione e crescita per l’azienda, integrando tecnologia e strategie per migliorare i processi aziendali.