Indice degli argomenti
L’Agile richiede un grande cambiamento: dallo sforzo nella gestione e nell’impostazione di un team cross-funzionale (ovvero un team i cui membri sono nelle competenze base interscambiabili nei ruoli, a garanzia di flessibilità), fino al doversi adattare continuamente alle variazioni dell’ambiente (cambi di specifiche del cliente, risposta del pubblico, performance di una campagna, etc…), passando per una profonda cultura che deve pervadere tutto il gruppo.
Le “cerimonie” sono un aspetto esteriore del mondo Agile e sembrano cosa strana a chi si avvicina al metodo per la prima volta. Per questo ve le vogliamo raccontare – hanno il loro peso, senza però sminuire il contesto.
Le cerimonie che abbiamo in Scrumban (Scrum + Kanban), sono quei momenti di dialogo e allineamento in cui il team è coeso e indirizzato verso 3 obiettivi principali:
Nell’Agile il numero dei momenti di dialogo nel team e l’attenzione prestata nel realizzarli sono essenziali.
Questo cambiamento radicale per le organizzazioni può essere motivo di timori e può generare un freno nella sua adozione.
Oltre alle cerimonie base già citate, nella routine di Webeing abbiamo aggiunto altri due momenti chiave:
Crediamo fermamente che dialogo e condivisione di conoscenza siano il modo migliore per rendere snelli dei processi che devono evolvere in agilità.
Il momento in cui ogni PO decide con il team la scomposizione funzionale e prioritaria delle attività che ci permettono di portare avanti e concludere la campagna si chiama Sprint Planning.
Il PO ha già “sgrossato” con il cliente la problematica, ha individuato le sue priorità, ha deciso cosa ha valore e cosa no e adesso chiede al team di rendere tutto ciò operativo: non resta che trasferire dalla Backlog le attività che saranno pronte — Ready — per essere prese in carico nello sprint. Ogni attività è detta card, visto che operativamente si tratta di una vera scheda di lavoro (ndr. ne parleremo sicuramente nelle prossime puntate).
Ogni card viene pesata rispetto alla dimensione per evitare che sia troppo grande in termini di ore di lavoro o in termini di difficoltà / rischio. Le card troppo onerose devono essere di nuovo tagliate per essere più pratiche, utili a partire e chiudersi, possibilmente nello sprint settimanale (ma non è un vincolo per noi).
Da questa stima, si riesce già a dimensionare quello che sarà lo sforzo di massima del team per la settimana.
Al termine di questa cerimonia, la Backlog conterrà tutti gli elementi che il team dovrà portare a casa nello sprint, focalizzando l’attenzione su quello che è davvero prioritario. Inoltre, una suddivisione funzionale delle Stories (card) nella backlog, potrebbe dare al team la visione di ciò che dovrebbe succedere a livello di campagne e obiettivi (del trimestre ad esempio), in modo da coordinare le azioni dello sprint in corso, con quelle che sono pianificate per il futuro — Agile non vuol dire non pianificare.
Ogni mattino, il team si riunisce per circa 20 minuti davanti alla Kanban Board: si fa il punto su come sta progredendo il processo, attraverso semplici estrazioni e KPI messi a disposizione da Kanbanize, il tool che utilizziamo. Di seguito, un esempio del flusso di revisione, secondo priorità decrescenti, che ci permette di decidere cosa sia prioritario per la giornata.
Alla fine della riunione, ogni membro avrà la visione di cosa è più urgente e importante da fare durante il giorno.
Probabilmente la retrospettiva è la parte più importante del “fare” Agile.
Il dodicesimo principio Agile dice:
Ad intervalli regolari, il team deve riflettere su come diventare più efficace e modificare di conseguenza il proprio modo di agire.
Ecco a cosa serve una retrospettiva: a migliorare! Nel nostro caso, cerchiamo di tenere una retrospettiva di un paio d’ore ogni mese, all’interno della quale si cercano di far emergere
La riunione di solito si tiene in forma proattiva con metodi di Design Thinking, per facilitare la partecipazione complessiva del team ed evitare che siano solo in pochi a parlare.
L’aspetto migliore di una retrospettiva è che dalla riunione si esce con un set di punti da applicare fin dal giorno dopo — actionable items — e questo rende efficiente anche il tempo impiegato dal team per esprimere proposte di miglioramento e poi metterli in pratica da subito.
Queste riunioni sono più standard e solitamente sono presentazioni che permettono un allineamento veloce e complessivo su:
Si tengono di solito dopo la prima iterazione, in cui si compone il quadro strategico, e ogni membro del team può così avere una visione generale sulle tappe principali del cronoprogramma, cosa l’attende per il futuro prossimo e le aspettative rispetto agli obiettivi.
L’output di questa cerimonia è la ratifica del piano — o la sua revisione in corsa — prima che il cliente ne benefici e, soprattutto, prima di commettere errori di valutazione.
Queste riunioni time-boxed, di massimo trenta minuti, vengono usate quando la definizione delle priorità — fatta dal PO e dal cliente — non è esaustiva. Il team dettaglia e scompone meglio le attività, e tutti riescono a contribuire allo scioglimento di dubbi, anche grazie alla multidisciplinarietà dei componenti del gruppo.
L’output di queste riunioni sono User Stories (o card in Kanbanize) più dettagliate, con una più chiara suddivisione dei ruoli e delle ownership.
Si può fare Agile nel Marketing, questo è sicuro!
Non esiste un metodo che vale per tutti ma esistono pratiche che migliorano i processi…
Agile vuol dire rispettare dei principi, ma non significa snaturare il marketing, non pianificare o andare veloci senza controllo: approfitto di questo schema di Agile Sherpas — rivisitato — per rendere meglio l’idea.
Se sei un imprenditore o un manager puoi valutare i benefici di un approccio Agile del marketing.