ACP SURVEYORS

A fronte di progetti sempre più articolati, ACP ha sentito l'esigenza strategica di far evolvere i propri strumenti verso una vera digitalizzazione dei processi di vendita e operativi.
Non si trattava semplicemente di cambiare software, ma di trasformare l'organizzazione per raggiungere tre traguardi fondamentali.
Il primo passo era centralizzare il Know-How. L'azienda voleva abbandonare la gestione frammentata su email e fogli di calcolo, per costruire un vero e proprio "asset aziendale" di dati condiviso e sicuro: una Single Source of Truth accessibile a tutto il team.
Parallelamente, era necessario strutturare una Governance Commerciale più solida, ottenendo una visione predittiva della pipeline per monitorare le performance senza dipendere esclusivamente dalla supervisione delle figure chiave. Infine, l'obiettivo era ottimizzare l'efficienza operativa, standardizzando i flussi di lavoro per garantire la massima scalabilità e liberare tempo prezioso da dedicare alla consulenza tecnica.

La richiesta del cliente non era una semplice installazione tecnica, ma una Digital Transformation profonda, che andasse a toccare le abitudini operative quotidiane. La sfida raccolta da Webeing è stata quella di estendere le funzionalità di HubSpot Enterprise ben oltre il perimetro del classico CRM di vendita, trasformandolo in un vero e proprio "ERP Lite" , un gestionale di commessa capace di gestire l'erogazione del servizio (Operations).

Abbiamo dovuto affrontare tre livelli di complessità. 

1.  In primo luogo: la mappatura dei processi: è stato necessario codificare in flussi digitali rigorosi le prassi operative che, fino a quel momento, risiedevano solo nella "memoria storica" del team.
2. In secondo luogo, la sfida dell'eterogeneità: far convivere in un unico ecosistema digitale tre Business Unit con logiche opposte (Survey, New Build, Technical Management).
3. Infine, la data migration: bonificare e migrare in un ambiente strutturato uno storico contatti decennale, garantendo la continuità operativa.

Per rispondere alla complessità di ACP, abbiamo evitato l'approccio standard "plug-and-play". Attraverso un intervento mirato di Process Engineering, abbiamo trasformato HubSpot nel motore produttivo dell'azienda, disegnando un'architettura su misura che unisce fluidamente la fase di vendita a quella di erogazione.

Ecco i pilastri dell'intervento tecnico.

• Mappatura e Digitalizzazione dei Processi: il primo step non è stato tecnologico, ma strategico. Abbiamo analizzato e tradotto in flussi digitali rigorosi le prassi operative che risiedevano solo nella "memoria storica" del team. Questo ha permesso di adattare il CRM ai processi nautici reali, e non viceversa.

  
  
  

• Gestione "End-to-End" e Automazione: abbiamo configurato il sistema per seguire il cliente senza interruzioni: dalla prima opportunità commerciale fino alla consegna del progetto. Workflow intelligenti gestiscono ora le attività amministrative ripetitive (notifiche, scadenze, assegnazioni), riducendo drasticamente l'errore umano e liberando risorse mentali per la relazione con il cliente.
  
  

• Architettura Multi-Pipeline (HubSpot come ERP Lite): per gestire business unit con logiche opposte, abbiamo creato 3 Pipeline Operative distinte (Survey, New Build, Tech Management), separate da quella di vendita. Grazie all'automazione Sales-to-Ops, alla firma del contratto (Deal Won) il sistema genera automaticamente il progetto nella pipeline corretta, assegnando task e responsabilità ai Project Manager senza passaggi manuali.
  
  

• Single Source of Truth documentale: abbiamo risolto la frammentazione dei dati eliminando la dipendenza dai server locali (NAS). Grazie all'integrazione nativa con Office 365, ogni Deal oggi ha le sue cartelle di progetto linkate direttamente nel CRM. Il risultato? Tutto il team accede alle stesse informazioni, aggiornate in tempo reale, senza mai uscire dalla piattaforma.
  
  

• Data Modeling Avanzato (Custom Objects): per mappare la realtà del settore yachting, abbiamo esteso il database standard di HubSpot creando oggetti personalizzati. In particolare, l'oggetto "Fornitori" (Suppliers) permette di mappare costi, location e specializzazioni dei partner tecnici collegandoli direttamente alla commessa, per un controllo di gestione preciso fin dalle prime fasi.
  
  

Sebbene il progetto sia stato lanciato di recente, il cambio di paradigma e la soddisfazione del cliente è stata evidente: l'implementazione ha portato la gestione operativa dentro il CRM, garantendo una Governance dei dati completa che ha cambiato il modo di lavorare del management. Oggi ACP ha il pieno controllo della commessa:

• La direzione visualizza in tempo reale l'avanzamento lavori (Programmato, In Corso, Reporting, Chiuso) senza dover attendere report manuali.
  
  

• Anche la Governance Finanziaria ne ha beneficiato, con una visibilità immediata sullo stato dei pagamenti e blocchi automatici, che impediscono il rilascio di documenti se le fatture risultano insolute.
• Tutto questo si traduce in una maggiore efficienza  operativa: i Project Manager hanno unico hub centralizzato per dati, email e documenti in un unico posto, ottimizzando i tempi di gestione e riducendo lo stress organizzativo.

L’adozione di HubSpot Enterprise CRM segna un’evoluzione strategica per ACP, consentendo all’azienda di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare l’organizzazione interna e rafforzare la gestione delle relazioni con i clienti.  
Grazie all’expertise di Webeing, la soluzione implementata è stata altamente personalizzata per adattarsi alle specifiche esigenze operative di ACP e ha garantito all'azienda  un sistema scalabile e sostenibile.